Hogyan tudod csökkenteni az irodaszer-költségeidet?

Az irodaszer-költségek első pillantásra apróságnak tűnnek a vállalati kiadások nagy rendszerében, mégis sok cég meglepődve tapasztalja, hogy a havi vagy éves összesítésben mekkora összeget visznek el a tollak, papírok, mappák és nyomtatókellékek. A jó hír az, hogy ezek a kiadások viszonylag könnyen optimalizálhatók – nem megszorításokkal, hanem tudatosabban felépített folyamatokkal, átgondolt beszerzéssel és ésszerű használattal. A cél nem az, hogy kevesebb eszközt használj, hanem hogy okosabban bánj velük.

A költségcsökkentés első lépése mindig a jelenlegi fogyasztás megértése.

Egy alapos áttekintés sokszor már önmagában rámutat arra, hol úszik el a pénz. Sok munkahelyen például a papírhasználat ingadozik a legnagyobb mértékben: van olyan kolléga, aki rengeteget nyomtat, mások alig, és ennek nincs valós nyomon követése. Érdemes tehát megvizsgálni, milyen folyamatok generálják a felesleges nyomtatásokat, és lehet-e ezeken változtatni.

A beszerzés optimalizálása is jelentős megtakarítást hozhat.

Sokan ad hoc módon rendelnek, amikor éppen kifogy egy termék. Ez a módszer szinte minden esetben drágább, mert sürgős rendelés esetén kevesebbet nézelődsz, és drágább kiszerelést vagy gyorsított szállítást választasz.

Ha viszont előre megtervezed a vásárlásokat, és negyedéves vagy féléves ciklusokban rendeled meg az alapvető irodaszereket, jóval kedvezőbb áron juthatsz hozzájuk. Az is sokat számít, ha nem különböző forrásokból rendeled össze a termékeket, hanem egy megbízható kereskedőtől, aki nagyobb rendelés esetén kedvezményeket vagy rendszerszintű árakat biztosít a vállalkozás számára.

A minőség szerepe szintén alábecsült tényező.

Elsőre csábító lehet a lehető legolcsóbb tollat, papírt vagy mappát választani, de hosszú távon a gyengébb minőség sokkal több hibát, pazarlást és utánrendelést eredményez. Egy olcsó toll például hamarabb kiszárad vagy eltörik, így valójában többet kell belőle vásárolni. Ezzel szemben egy megbízható, újratölthető toll akár évekre is megoldhatja a dolgozók igényét. Ugyanez igaz a papírminőségre is: egy stabilabb nyomtatópapír kevesebb elakadást és selejtet eredményez, így közvetetten csökkenti a toner- és papírfelhasználást is. A minőségi eszközök mögött tehát nem luxus áll, hanem hosszú távú költséghatékonyság.

A digitalizáció szintén komoly értéket teremt a költségcsökkentésben.

Nem feltétlenül kell teljesen papírmentes irodává válnod, de már az is sokat számít, ha bizonyos folyamatokat áthelyezel digitális térbe. A belső jóváhagyások, jegyzetek, értekezleti anyagok vagy szerződések jelentős része ma már teljesen jól működik elektronikus formában. Ez nemcsak papírt spórol, hanem időt is, hiszen a dokumentumok könnyebben kereshetők, egyszerűbben archiválhatók és gyorsabban továbbíthatók.

Érdemes figyelmet fordítani a raktározásra is.

Sok vállalkozásban a készletek átláthatatlanok, így újra és újra megvásárolják azt, ami már amúgy is van. A rendezett, jól láthatóan jelölt irodaszer-készlet csökkenti a duplikált rendeléseket, és pontosabban mutatja, mikor kell készletet pótolni. A raktárkezelés lehet manuális, de akár egyszerű digitális eszközök is segíthetnek.

A fenntartható irodaszerek gyakran költséghatékonyabbak is.

Sok újrahasznosított termék ma már azonos minőségben érhető el, mint a hagyományos változatok, ráadásul a legtöbbjük tartósabb és kevesebb csomagolást igényel. A környezetbarát megoldások tehát nem csak zöldebbek, de gazdaságosabbak is lehetnek.

Az irodaszer-költségek csökkentése tehát nem egy egyszeri intézkedés, hanem egy tudatosan felépített rendszer. A fogyasztás áttekintése, a tervezett beszerzés, a minőségi eszközök választása, a digitalizáció együtt adják azt a keretet, amely hosszú távon kiszámítható, alacsony és stabil költségszintet eredményez. Egy jól működő iroda nem attól hatékony, hogy keveset használ, hanem attól, hogy okosan használja, amire szüksége van.